Come si pianifica un progetto?
Gestire un progetto è un processo complicato e ci vuole molto rigore, sia che tu lavori da solo o collabori con un team di persone.
Ti è mai capitato di trovarti in mezzo ad un progetto e non riuscire a far tornare i conti? Oppure realizzare troppo tardi di essere in estremo ritardo e non sapere come recuperare?
Sono situazioni estremamente frustranti che generano tanto stress da far venire voglia di chiuderla lì e mettersi a fare altro. Trascurare una buona programmazione di un progetto può generare ritardi sulla consegna o degli extra budget che compromettono tutto il lavoro fatto fino a quel momento.
Per far filare liscio un progetto è importante pianificare. Ti propongo degli step da seguire.
Documentare il progetto
Quando si ha un progetto in testa bisogna cominciare a dargli forma scrivendo un documento completo con l’idea e gli obiettivi. Bisogna cerca di capire da dove si parte e dove si vuole arrivare: è un percorso che deve essere definito partendo dalla visione più generale e proseguendo con un’analisi sempre più specifica.
Nel caso della progettazione di un logo, dopo la richiesta del cliente, si inizia analizzando il mercato e cercando di capire come si posiziona l’azienda, quali sono i suoi concorrenti e quali sono le tendenze del settore. In seguito si specificano quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere: perché è stato richiesto un logo? È sufficiente un restyling o si deve ideare il logo da zero? Cosa deve comunicare il logo?
Elencare le attività
Quando si ha un’idea generale di qual è l’entità del progetto, bisogna iniziare ad elencare tutte le attività che dovranno essere svolte, sia le più grandi sia quelle più piccole che all’apparenza sembrano insignificanti, ma rientrano comunque nel progetto. Il mio consiglio è di “sminuzzare” tutte le attività in compiti semplici e minimi perché ciò permetterà di programmarle con più precisione. L’ideale sarebbe avere tante attività da circa un quarto d’ora, ovviamente quando è possibile.
Nel nostro caso esempio della progettazione del logo potremmo elencare: ricerca concorrente 1, analisi immagine aziendale concorrente 1, brainstorming, sintesi delle idee valide, etc..
Stabilire un budget
Per quanto sia bello progettare e sognare in grande, ogni operazione ha sempre un costo economico da tenere d’occhio. Bisognerebbe da subito avere un’idea del budget a disposizione e tale cifra va divisa nelle mini-attività definite in precedenza. La cifra dipende dal tipo e dalla dimensione del progetto, anche se bisogna sempre avere una piccola riserva da cui attingere in caso di imprevisti.
Nello studio di un logo non sono previsti grandi investimenti. Può essere necessario acquistare un font o un’immagine vettoriale, ma la spesa è veramente minima.
Fissare delle scadenze
Il tempo è l’unica risorsa che non si può rigenerare, una volta che è passato non torna indietro più. Proprio per questo è fondamentale decidere la scadenza finale e di conseguenza le tempistiche delle fasi centrali. Bisogna decidere in quale intervallo di tempo verrà completata ogni attività per poter poi passare alla successiva. È un lavoro difficile perché stabilire i tempi di realizzazione sembra semplice, ma quando ci si mette a lavorare il tempo non basta mai. Per ovviare, quindi, a questo problema bisogna essere sinceri con sé stessi, prendere più tempo di quello che pensiamo sia sufficiente e aggiungere anche un 10% in caso di imprevisti o ritardi.
Stimare e cercare le risorse, se necessarie
Quando si realizza un progetto possono essere necessarie risorse umane, o risorse materiali. È bene capire da subito quali sono queste risorse per non perdere tempo in seguito per cercarle.
Le risorse possono avere un costo, quindi è bene scegliere da subito le migliori per non gravare sul budget a disposizione.
Monitorare
L’intero progetto, soprattutto se coinvolge più persone, va costantemente monitorato. Sia per programmare le tempistiche sia per gestire l’avanzamento dei lavori è possibile utilizzare dei programmi di project managment. Io, per esempio, utilizzo Asana.
Su questo tipo di piattaforme è possibile inserire tutte le attività e visualizzarle in una linea temporale. Quando un’attività viene completata, viene eliminata dalla lista delle “cose da fare” e l’avanzamento dei lavori è visibile a tutti i partecipanti iscritti al progetto. In questo modo non dovrebbero esserci sovrapposizioni o sprechi di tempo.
Gestione degli imprevisti
Nonostante il grande impegno nell’organizzazione, durante lo svolgimento del progetto è possibile incappare in eventi inaspettati che rallentano il flusso di lavoro.
Per i grandi progetti è possibile includere nella progettazione un’analisi PERT (Program Evaluation Review Technique), una metodologia sviluppata dalla Marina Militare nel 1957 per gestire il programma di missili sottomarini Polaris. È un’analisi accurata di previsione e anticipazione delle crisi di progetto.
Questo è un argomento molto tecnico di cui conosco troppo poco per continuare a scrivere, ma vi lascio il link di un articolo che ho trovato in rete che dà informazioni chiare e utilizza esempi facili da comprendere.
Buona lettura!
